【導入事例】静岡県菊川市社会福祉協議会様の導入事例をご紹介します

相談記録・経過記録のかんたん検索で、総合相談事業の業務効率がアップしました

静岡県菊川市社会福祉協議会/総務企画係 企画係長 堀川様

  • 導入事業:総合相談
  • 相談件数:(通常)20-30件/月
  • 導入目的:法人内の情報共有

■ウェルビーイングワン相談管理の導入経緯を教えてください

もともと 総合相談事業は別のシステムを使って相談内容を管理していたのですが、相談内容の部署横断的な管理を目的として「ウェルビーイングワン相談管理」を採⽤しました。

本サービス導⼊時に過去の相談記録も移⾏し、相談対象者に対する経過記録を本サービスで⼀元管理しています。

総合相談事業全般で本サービスを活⽤予定なのですが、現在は新型コロナ感染症の影響下、相談内容の多くを緊急⼩⼝貸付の申請が占めています。

■どんな方々がユーザー登録されていますか?

現在 は、総合相談業務の担当者4名と、地域福祉係および総務企画課の担当者5名を登録しています。

相談窓口で受けた相談内容を、管理部門の担当もリアルタイムで共有しています。

■具体的な効果は出ていますか?

総合相談は相談者を継続⽀援することが多く、相談受付時に過去の相談履歴を確認しながら対応する必要があります。

以前使っていたシステムも記録の検索はもちろんできたのですが、検索前に事業などの条件を絞り込む必要があり、場合によっては検索に少し時間がかかっていました。

ウェルビーイングワン相談管理は、システムに入力されている過去の相談状況をキーワードでシンプルに検索でき、即時に経過記録を把握できるので業務効率も上がりました。

■ほかに、役立った場面があれば教えてください

今、緊急⼩⼝貸付には多くの外国⼈居住者からの申請があります。

カタカナのお名前をキーワードとして記録を検索する機会が多いのですが、カタカナは担当者によって全角で入力したり半角で入力たりと表記が混じることがあります。

これまでは全半角も完全に一致しないと正確な検索結果が得られなかったのですが、ウェルビーイングワン相談管理は全半角まで一致しなくても検索結果として表示されるので便利です。

今後⼩⼝緊急資⾦に続く総合資⾦貸付の申請増加が予想されますが、円滑な窓⼝業務ができそうです。

(取材日:2020年7月21日)

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